Allikas: Äri-IT Sügis 2025
Autor: Külli Rebane, DIGMATIX Estonia juhatuse liige
Oleme sageli kuulnud ütlust, et ERP on ettevõtte süda. Pigem on ERP ettevõtte vereringe, süda on finantsid ja finantslahendus.
Ükskõik kui hästi on lihvitud protsessid – olgu need projektijuhi ülesannetes või tootmistööliste töös liini ääres –, kui numbrid liiguvad aeglaselt, liigub suure tõenäosusega ka ettevõte samas tempos.
Sageli näeme näiliselt edukaid ja toimivaid ettevõtteid, kes ootamatult uksed sulgevad, jättes meid küsima, mis juhtus. Põhjuseid võib olla mitu, kuid üks läbiv tegur on kindlasti läbipaistva ja õigeaegse finantsinfo puudumine, mis takistas teha õigeid otsuseid.
Erilahendus võib juhtida äritegevust, kuid mitte kogu ettevõtet – miks on finantsjuhtimine otsustav komponent?
Ettevõtted investeerivad õigustatult oma põhitegevuse tarkvarasse. Tööde planeerimine, hooldusgraafikud, projektijuhtimine, tootmine jt on igapäevase äri mootor, ilma milleta ei saa. Ent sageli jääb nende lahenduste kõrval äri edu seisukohalt unarusse üks oluline valdkond – finantsjuhtimine.
Mis võib juhtuda, kui põhitegevus ja finantsid elavad eri maailmades eraldi elu?
Esimese hooga võib tunduda, et ei juhtugi midagi – igapäevatöö saab tehtud, kliendid teenindatud, arved välja saadetud. Kuid … müügimeeskond koostöös raamatupidajaga on näinud kurja vaeva, et müügilahenduses saaks müügitellimusest õigel ajal (st tähendab ka varem saabuva maksetähtajaga) müügiarve raamatupidamises.
Kui eelarvestamise protsessis jõutakse lõpuks tegelike, juba kuu aega tagasi raamatupidamises kinnitatud kulude lisamiseni, selgub tihti, et pärast kuluarvete arvestamist pole tulust enam midagi järel. See ei tundu sugugi jätkusuutlik. Kui äriline tegevus on ühes süsteemis ja finantsarvestus teises, on ettevõtte juhtimine killustunud. Puudub tervikpilt ettevõtte tervisest. Kui tuua võrdlus inimesega, siis hästitoimiva tootmisprotsessi puhul saab öelda, et ettevõtte käed liiguvad. Kuid sellest üksi ei piisa, et pidada ettevõtet terveks – tal võib samal ajal pea valutada või on palavik tõusnud juba kriitilise piiri lähedale. Puuduliku finants- info korral annab ühe protsessi jälgimine ainult näilise pildi – tegelikult me ei tea, kuidas ettevõttel päriselt läheb.
Halvemal juhul tehakse olulised juhtimisotsused kõhutunde pealt. Kui korralik juhtimisarvestus puudub, on edukus paraku just tunnetuslik, mitte mõõdetav.
Kliendid tunduvad olevat rahul, aga kas nad maksavad tehtud tööde eest ka õigel ajal?
Projekt tundus sujuvat hästi, kuid kas see oli ka kasumlik? Kui ei, siis mis põhjusel ja mida teha järgmisel korral teisti?
DIGMATIX Estonia (BCS Itera) on projektiettevõtetele loonud näiteks sellise BI-lahenduse, mis võimaldab hinnata teostajate tõhusust, jälgida igale kliendile kulutatud aega, arvelduse protsenti, keskmist hinda ning töötaja, projekti ja kliendi kasumlikkust ja palju muudki. Nende andmete põhjal saab teha väga detailseid juhtimisotsuseid nii töötajate, protsesside kui ka kliendihalduse kohta. Sageli juhtub, et üks või teine osapool annab tulemustele tunnetusliku hinnangu, kuid numbreid vaadates avaneb hoopis teine pilt. Kui finantsandmeid ei seota põhiprotsessiga, jäävad eespool mainitud küsimused vastuseta.
Väga tavapärane näide, millega sageli kokku puutume, on eelarve või rahavoogude prognoosi koostamine Excelis. Pole ka ime – Excel on tõepoolest tugev tööriist andmete töötlemiseks. Kui eelarve jääb Excelisse, on kaks võimalust: kas tegelike tulemuste ja eelarve võrdlemine muutub kellegi põhitööks või ei ole eelarvel tegelike tulemustega mingit seost. Sel juhul on eelarve koostamine vaid hooajaline tegevus, mis ei toeta otsuste tegemist. Tõenäoliselt pole see aga ühegi ettevõtte eesmärk.
Saab ka teisiti
Tööaeg registreeritakse projektil ja selsamal hetkel muutuvad projekti kulud. Sama kehtib ostuarvete kohta – midagi ei pea topelt sisestama ega ootama. Juhtkond näeb projekti kasumlikkust reaalajas, mitte alles kvartali lõpus, kui jääb üle ainult tõdeda, et oleks võinud teisiti teha.
Hooldustöö registreeritakse hooldusmoodulis, kus kasutatakse vajalikke ressursse ja kaupu ning kogu arvelduse info on kliendile kohe kättesaadav, tuginedes tegelikele andmetele.
Müügitehing kinnitatakse CRM-lahenduses, arve genereeritakse finantslahenduses ning info kajastub finants- aruannetes ilma topeltsisestuse või vigadeta.
Tarnijate tellimused on nähtavad finantsis, mis võimaldab koostada täpsemaid rahavoogude plaane. Audiitoritel polegi midagi küsida – kõik tehingud ja tegevused on jälgitavad ning kajastatud korrektselt finantsis.
Tulemuseks on läbipaistvam ja tõhusam juhtimine. Lisaks vabanevad töötajad topelttööst ja käsitööst, info on täpne ja kiire ning tegevuste ja tulemuste seos nähtav, mis tagab parema kontrolli ja vähendab finantsriski.
Finantslahendus on juhtimisinstrument, mitte lihtsalt raamatupidamine
Finants ei võrdu ainult raamatupidamisega. See on platvorm otsuste tegemiseks, mis annab juhtidele ülevaate ettevõtte rahalisest seisust. Samuti on see strateegiline tööriist eelarvestamiseks, investeeringute planeerimiseks ning teenuste ja toodete tasuvuse hindamiseks.
Põhilahendus toetab igapäevast äritegevust, kuid finantslahendus näitab, kas see tegevus on jätkusuutlik, tasuv ja kasvuvõimeline. Neid kahte ei tohiks enam vaadelda eraldi maailmadena – edukas juhtimine eeldab nende sümbioosi.
Kas sinu ettevõtte põhilahendus toetab ka finantsjuhtimist? Kui mitte, tasub mõelda, kuidas need kaks maailma omavahel ühendada – mitte uue tarkvara pärast, vaid kiirema, täpsema ja kvaliteetsema juhtimise saavutamiseks.
