Praca z dokumentami w aplikacji Microsoft Teams

W niniejszym artykule opisano możliwość synchronizacji plików pomiędzy OneDrive a Microsoft Teams.

Microsoft Teams został następcą Skype for Business. Aplikacja w ostatnim czasie bije rekordy popularności i jest doceniana przez użytkowników na całym świecie. Jeszcze w połowie 2019 roku z aplikacji korzystało 19 milionów użytkowników. W marcu 2020 roku liczba użytkowników przekroczyła 44 miliony.

Program pozwala na przechowywanie czatów, plików i notatek danego zespołu w jednym miejscu w postaci jednego współdzielonego obszaru roboczego. Microsoft Teams można mieć zawsze przy sobie dzięki zgodności z najpopularniejszymi systemami operacyjnymi: Windows, iOS i Android.

Główne funkcjonalności Microsoft Teams: 

• Czat oraz rozmowy audio i video.
  • Obsługiwane są kontakty spoza organizacji.
  • Możliwość prowadzenia czatu grupowego (zespoły).
• Udostępnianie pulpitu lub prezentacji podczas rozmowy.
• Wykorzystanie Microsoft Whiteboard podczas rozmowy.
• Planowanie spotkań i obsługa kalendarza.
• Planowanie zadań za pomocą Microsoft Tasks
• Integracja z OneNote.
• Wymiana dokumentów oraz praca z dokumentami Office 365 online w czasie rzeczywistym.

Microsoft Teams – praca z dokumentami w czasie rzeczywistym
Poniżej krok po kroku opisujemy jak utworzyć zespół i rozpocząć pracę z dokumentami w czasie rzeczywistym.

Krok 1: Utwórz zespół, klikając w lewym dolnym rogu aplikacji na tekst Dołącz do zespołu lub utwórz zespół. Następnie na Utwórz zespół.

Krok 2: Klikamy Utwórz zespół od podstaw.

Krok 3: Wybieramy rodzaj zespołu. Do wyboru jest prywatny, publiczny lub dla całej organizacji. 

Krok 4: Wpisujemy nazwę oraz dodajemy opis. Po czym klikamy Utwórz.

Krok 5: Dodajemy członków zespołu, poprzez wpisanie adresów email i kliknięcie Dodaj.

Krok 6: Dodaj pliki do nowo utworzonego zespołu. Możesz użyć wygodnej metody „drag and drop” lub dodać nowe pliki z poziomu aplikacji Microsoft Teams klikając na nowy.

Krok 7: W celu synchronizacji plików z Twoim repozytorium dostępnym z poziomu Eksploratora Windows należy kliknąć na Synchronizacja.

Krok 8: W rezultacie możesz zarządzać plikami z poziomu Eksploratora Windows.

W rezultacie wszelkie zmiany w plikach wykonane przez członków zespołu będą się automatycznie synchronizowały. Poza tym będą dostępne z poziomu Eksploratora Windows.

Jakie uzyskujemy korzyści? 

• Możliwa jest synchronizacja kolejnych wersji plików w czasie rzeczywistym. Dzięki czemu np. nad jednym dokumentem Word albo prezentacją Power Point może pracować kilka osób równocześnie.
• Zarządzanie plikami jest wygodne i intuicyjne dzięki zastosowaniu Eksploratora Windows.
• Wymiana plików i komunikacja odbywa się w jednym miejscu. Nie ma potrzeby używania poczty email lub osobnego dysku w chmurze.

Uwagi: 

• Synchronizacja zachodzi na poziomie kanału a nie na poziomie zespołu.
• OneDrive nie działa w trybie oszczędzania baterii oraz na Internecie mobilnym.