Miten ja miksi päivitää Microsoftin liiketoimintaohjelmisto?

Lähde: Äri-IT syksy 2024

Teksti: Margo Touart, BCS Itera tehnoloogiatiimi ärijuht 

Siirtyminen Navista Business Centraliin.

Nykyaikaiset liiketoimintaohjelmistot tarjoavat kiihtyvällä tahdilla innovaatioita ja uusia ratkaisuja. Microsoft Dynamics 365 Business Centralin liiketoimintaohjelmisto on siitä hyvä esimerkki.

Kahdesti vuodessa valmistaja julkaisee uuden version, joka tarjoaa sekä lisätoimintoja että uusimpia sovelluksia (esimerkiksi tekoälyominaisuudet). Vanhoissa versioissa, eli NAV-ratkaisuissa, versionvaihto merkitsi suurempaa projektia (olettaen, että lisättynä oli useita tilaajakohtaisia erityiskehityksiä), mutta nykyisessä uudessa Business Centralissa ne on ratkaistu sovelluksilla, joiden avulla yritys voi ottaa kaikki uudet versiot ongelmitta käyttöön ja olla maailman kärjessä liiketoimintateknologiansa kanssa. Tässä artikkelissa mainitsen joitain syitä, miksi kannattaa harkita uusimpaan alustaan siirtymistä. 

Vanhentuneen ohjelmistoratkaisun (Dynamics NAV) käytön riskit

Yhteensopivuus

Yksi vanhojen ohjelmistojen käytön suurimmista riskeistä on yhteensopivuusongelmien mahdollisuus. Riskiä on mahdollista vähentää, jos ohjelmisto toimii mahdollisimman eristetysti, mutta sitä ei voida taata 100-prosenttisesti. Joskus jotain laitetta tai palvelin- ja ohjelmistokomponenttia on kuitenkin päivitettävä, ja jos silloin ilmenee yhteensopivuusongelma, olette suurissa vaikeuksissa.

Tuen saatavuus

Ohjelmistotoimittajalla ei ehkä enää ole pätevää asiantuntijaa, joka tuntee vanhan järjestelmän, eli tuen saatavuus ja toimivuus vähenevät väistämättä ajan mittaa. Tilannetta pahentaa se, ettei myöskään valmistajan apuun (Dynamics NAV:n tapauksessa Microsoft) voi luottaa enää tuotteen tukijakson päätyttyä. Kokemuksesta tiedämme, että valmistajan ainoa suositus tällaisessa tilanteessa on ohjelmiston päivittäminen. 

Päivitysten saatavuus

Vanhentuneissa ohjelmistoratkaisuissa myös päivitykset ovat suuri riski. Jos vanha järjestelmä tarvitsee jonkin päivityksen, se on yleensä ongelmallista, tavallisesti myös kallista ja pahimmassa tapauksessa suorastaan mahdotonta. Päivitysten tarvetta ei kuitenkaan voida sulkea pois. Yrityksen sisällä uudet tarpeet voidaan ehkä jäädyttää ja lykätä hetkeksi, mutta ulkoisia vaatimuksia ja tarpeita ei voida (esimerkiksi äskettäinen arvonlisäveroilmoituksen ja -kannan muutos, joka vaikuttaa kaikkiin yrityksiin). 

Voitot uudella Dynamics Business Central -ohjelmistoratkaisulla

Kuvailin aiempana vanhentuneen ohjelmistoratkaisun käytön ongelmia ja riskejä. Niiden lisäksi ohjelmiston uudistamisen tärkeitä motivaattoreita ovat myös uusi teknologia ja toiminnallisuus, joita nykyaikainen ohjelmisto tarjoaa. Jos verrataan Dynamics NAV:n (2010-luku) ja Dynamics Business Centralin (2020-luku, jäljempänä BC) versioita, tärkeimmät uudistukset ovat seuraavat:

Webin, tabletin ja puhelimen käyttöliittymä

Järjestelmän käyttämistä varten ei tarvitse enää asentaa tietokoneelle erillistä ohjelmistoa, vaan selain riittää. Tablettiin ja puhelimeen on mukavuuden vuoksi suositeltavaa asentaa erityinen BC-sovellus (vaikka selain toimii myös niissä) vastaavasta sovelluskaupasta (AppStore, Google Play). Selainpohjainen käyttö helpottaa IT-osaston työpaikkojen hallintaa huomattavasti. Tabletin ja puhelimen käyttöliittymä avaa käyttömahdollisuuksia myös liikkeellä ollessa (esimerkiksi ratkaisut myyjille tai varastotyöntekijöille).

Microsoftin tuoteperheet ja muut integraatiot

Nykyaikaisen käyttöliittymän lisäksi käyttöön on otettu uusimmat liittymämahdollisuudet. Ratkaisu on tiiviisti integroitu Office-tuotteisiin (kuten Excel, Outlook ja Teams) ja Dynamicsin tuotteisiin (kuten Sales (CRM) ja Power Platform). Business Centralin verkkopalvelut mahdollistavat ratkaisun avaamisen integraatioille muihin sovelluksiin ja usein ilman kehitystarvetta, sillä suurin osa datasta ja avainprosesseista ovat saatavilla ns. vakio-API:na.

Toiminnallisuus ja laajennettavuus sovellusten avulla

Uskallan väittää, että NAV:hen verrattuna Business Centralilla on vähintään kaksi kertaa enemmän toiminnallisuutta, eli erilaisia ohjelmiston kattamia liiketoimintaprosesseja. Useiden Microsoft-lisäysten lisäksi eri kumppanit ovat tehneet Business Centraliin yli 5000 laajennusta, jotka löytyvät Microsoftin sovelluskaupasta AppSource.

Aina ajan tasalla ja tuettu

Dynamics Business Centralin arkkitehtuurissa täydennykset asennetaan laajennusten eli sovellusten muodossa (mukaan lukien asiakaspohjaiset kehitykset), minkä vuoksi perusohjelmiston versiopäivityksille ei ole esteitä, ja asiakkaat saavat yleensä uuden version vähintään kerran tai kahdesti vuodessa. 

Siirtyminen Dynamics NAV -ratkaisusta uuteen Dynamics Business Central -ratkaisuun

Versiopäivitys koostuu kahdesta päävaiheesta. Niissä tehtävistä valinnoista riippuen sekä projektin kustannukset että asiakkaan panoksen tarve voivat olla melko erilaisia.

Tietojen siirtämisvaihe

Tietojen siirtämiseen on yleensä kolme mahdollisuutta:

1. kaikki tiedot siirretään ”as-is” – tämä on virallinen, yksinkertaisin ja käytetyin vaihtoehto eikä vaadi asiakkaalta lisäpanostusta
2. kaikki tiedot siirretään, mutta vanhat merkinnät poistetaan ja merkintöjen poistamisen jälkeen asetetaan uudet alkusaldot – tätä käytetään yleensä, jos tietokanta on kasvanut ajan mittaan erittäin suureksi, eikä tapahtumien säilyttäminen ole järkevää
3. tietoja ei siirretä automaattisesti, vaan suoritetaan ns. uusi käyttöönotto, jonka aikana syötetään/tuodaan perustiedot, asetukset ja alkusaldot – käytetään, jos tietojen rakennetta (mukaan lukien asetukset, luokittelijat) halutaan muuttaa merkittävästi. Se vaatii melko paljon panostusta sekä asiakkaalta että kumppanilta ja on siksi myös kallein.

Kehitysten siirtämisvaihe

Kehitysten siirtämiseen on myös kolme vaihtoehtoa:

1. kehitykset siirretään ”as-is” – yleensä asiakkaan panosta ei tarvita, ja kumppani yrittää siirtää kehitykset sellaisena kuin ne sillä hetkellä ovat
2. kehitykset inventoidaan, ja yhdessä asiakkaan kanssa päätetään, mikä jää, mikä siirretään ja mikä muutetaan – käytännössä eniten käytetty vaihtoehto
3. kehitykset hylätään – vakiotoimintoja ja valmiita laajennuksia yritetään käyttää maksimaalisesti. Yksittäisiä puuttuvia toimintoja kehitetään tai siirretään.

Käynnistäminen

Tietojen ja kehitysten siirtämisen jälkeen suoritetaan muuttuneiden toimintojen lisäasetukset, koulutukset ja testaukset. Kun asiakas on vahvistanut, että kaikki on kunnossa, suunnitellaan siirtymäpäivä(t), joka on yleensä joku viikonloppu, sillä päivittäminen kestää yleensä yhdestä kahteen päivää eikä järjestelmää voida silloin käyttää. Yhteistyökumppani tekee viikonlopun aikana tuoreet tiedonsiirrot, sulkee vanhan järjestelmän loppukäyttäjille ja avaa pääsyn uuteen. 

Tiivistettynä

Olemme tehneet viime vuosina kymmeniä suuria ja pieniä siirtoja, ja voimme sanoa, että käyttöönottoon verrattuna kyseessä on paljon yksinkertaisempi projekti, jonka kannustamme joka tapauksessa toteuttamaan.