Käyttöönoton kulku
Suomisen mukaan suurin hyöty tuli siitä, että yritys pystyi käyttämään välineitään oikein. Tuona aikana he ymmärsivät, kuinka tärkeitä IT-järjestelmä ja sen kehittäminen ovat yritykselle. He ryhtyivät etsimään mahdollisia myyjiä heti kuultuaan, että Business Central on tulossa markkinoille.
Etsinnän aikana netistä löytyivät Digmatix Finland (BCS Iteran) yhteystiedot, ja taustaa tutkittaessa ilmeni, että kyseessä on erittäin vahva toimija alalla. Suominen muistelee, kuinka heihin otti yhteyttä Digmatix Finlandin edustuston päällikkö Maarika Helstin, ja siitä tiivis yhteistyö alkoi. ”Heti alusta asti oli selvää, että Maarika on erittäin ammattitaitoinen ja tuntee alansa perusteellisesti. Asiat alkoivat sujua erinomaisesti, ja oli myös hyvä, että meillä itsellämme oli tietoa aikaisemmasta järjestelmästä – meidän ei tarvinnut keksiä pyörää uudelleen ja aloittaa kaikkea täysin alusta.”
Uuden Business Central -järjestelmän myötä Markkinointi Muikku luopui palvelimistaan ja siirtyi O365-pilvipalveluihin, mistä he ovat erittäin iloisia. ”Elämämme on nyt paljon helpompaa, koska meidän ei tarvitse enää huoltaa ja ylläpitää palvelimiamme tai kuluttaa niihin rahaa. Voimme käyttää siinä säästetyt rahat muuhun tarkoitukseen paljon paremmin!” Suominen toteaa. Nykyään yhdeksän yrityksen työntekijöistä käyttää Business Centralia, ja tuote- ja myyntipäällikkö uskaltaa väittää, että kaikki ovat erittäin tyytyväisiä.
”Olemme voineet lisätä digitaalisia ominaisuuksia, kuten laskujen lähettäminen, tilaaminen, verkkokauppa, kirjanpitoyritys ja muut palvelut. Digmatix Finlandin osallistumista emme olisi Business Central -järjestelmässä ja olisimme edelleen erittäin kaukana sen mahtavista ominaisuuksista! Parhaillaan esimerkiksi työstämme Digmatix Finlandin kanssa verkkokauppamme suurempaa päivityspakettia”, Suominen kertoo.
Suomisen mukaan uuden IT-järjestelmän ostaminen voi olla vaikeaa. ”On erittäin tärkeää tietää omat toiveet ja tarpeet, ja tarvittaessa on käytettävä ulkopuolista apua. Vain niin helpotatte oikealla tavalla eteenpäin liikkumista. Ammattitaitoisen myyjän on osoitettava halunsa perehtyä perusteellisesti asiakkaan ohjelmistojärjestelmään ja toimialaan, jotta hän osaa tarjota juuri oikeaa ratkaisua. Juuri näin Digmatix Finland ja Maarika Helstin toimivat, ja niin yhteistyömme saikin alkunsa. Olemme tyytyväisiä ja erittäin kiitollisia siitä!”
Haasteet
Suurimpana haasteena oli omien fyysisten palvelimien ylläpito, joka vei turhaan resursseja ja aiheutti ylimääräisiä kustannuksia. Lisäksi yritys tunnisti riskin jäädä teknologisesta kehityksestä jälkeen ilman modernia järjestelmää, joka tukisi digitaalista kaupankäyntiä ja kasvua.
Ratkaisut
Yritys siirtyi pilvipohjaiseen Microsoft Business Central -järjestelmään ja O365-palveluihin, mikä mahdollisti vanhoista palvelimista luopumisen. Digmatix Finlandin asiantuntemuksen avulla käyttöön otettiin uusia digitaalisia ominaisuuksia, kuten sähköiset tilaukset ja verkkokauppaintegraatiot, jotka tehostavat päivittäistä työtä.
Vaikutus liiketoimintaan
- Kustannustehokkuus ja helppous: Omien palvelimien ylläpidosta ja huollosta luopuminen on tuonut säästöjä ja vapauttanut resursseja tuottavampaan työhön.
- Jatkuva kehitys: Pilvipohjainen järjestelmä päivittyy automaattisesti, mikä pitää yrityksen teknologian jatkuvasti ajan tasalla ja kilpailukykyisenä.
- Digitaalisten toimintojen laajeneminen: Uusi ratkaisu on mahdollistanut verkkokaupan ja taloushallinnon saumattoman yhdistämisen, mikä on parantanut asiakaspalvelua ja sisäistä tehokkuutta.
