Jak przebiegało wdrożenie?
Podjęcie decyzji o wdrożeniu
Brand Distribution to firma, która od lat stawia na nowoczesność i dynamiczny rozwój. Tym samym dostosowuje się do zmieniających się potrzeb rynku. Miarą tego rozwoju są m.in. narzędzia, które wykorzystywane są na co dzień w pracy. Firma od wielu lat korzystała z rozwiązań oferowanych przez Microsoft, takich jak Outlook czy Teams, które wspierają organizację w codziennej działalności. Dlatego wybranie systemu ERP firmy Microsoft było naturalnym krokiem. Dodatkowo ważnym czynnikiem, który wpłynął na decyzję, było zapowiadane wejście KSeF, co stawiało nowe wymagania w zakresie dostosowania systemu finansowo-księgowego. Ostatecznie wybór padł na Microsoft Dynamics 365 Business Central, który, dzięki swojej elastyczności i integracji z innymi rozwiązaniami, został uznany za rozwiązanie odpowiadające potrzebom Grupy Brand Distribution.
Przebieg wdrożenia
Na podstawie analizy potrzeb, opracowanej wspólnie z zespołem Brand Distribution, zidentyfikowane zostały wymagania niezbędne do zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu. Dokumenty FDD, zawierające te wymagania, były następnie przekazywane do weryfikacji i akceptacji, a w razie potrzeby – modyfikowane. Kiedy etap analizy dobiegł końca, programiści EIP przeszli do implementacji systemu. Wdrożenie obejmowało w pierwszym etapie trzy polskie spółki należące do Grupy Brand Distribution. Spółki te musiały ze sobą współpracować systemowo. Oprócz handlowych działań system musiał obsłużyć logistykę, transport oraz księgowość z finansami. Została stworzona jedna baza Master, która obsługuje dane takie jak np. zapas, kartoteki kontrahentów i była replikowana na pozostałe spółki. Następnie przeprowadzone były testy funkcjonalnościowe w różnych wariantach, aż do finalnego uruchomienia systemu.
Rezultaty i korzyści
Pracownicy Brand Distribution Group zwracają uwagę na szereg funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Business Central, które znacząco wspierają ich codzienną pracę i poprawiają efektywność operacyjną. Jedną z kluczowych funkcji jest automatyczne generowanie deklaracji Intrastat, co upraszcza procesy związane z raportowaniem międzynarodowej wymiany towarowej. Kolejna wyróżniona funkcjonalność to automatyzacja procesu wysyłania zamówień do dostawców. Dzięki tej funkcji, system automatycznie załącza odpowiednie pliki do wiadomości e-mail. Ponadto, zbudowano system rezerwacji, którego standardowa wersja nie posiadała oraz zsynchronizowany moduł transportowy. Przedstawiciel Brand Distribution Group podkreślił, że z każdym kolejnym miesiącem użytkownicy systemu coraz lepiej rozumieją korzyści płynące z korzystania z Microsoft Dynamics 365 Business Central.
