Dokumentu un satura vadības sistēmas loma mūsdienīgā organizācijā. 1. daļa.

Digital Mind  partneris un konsultants Edgars Stafeckis regulāri uzstājas dažādās biznesa konferencēs un semināros, cita starpā arī stāstot par to, kas notiek dokumentu vadības jomā – pasaulē, Baltijā, Latvijā un mūsu uzņēmumā. Šodien viņš apkopojis savu neseno prezentāciju galvenos punktus, lai rosinātu pārdomas un diskusiju arī te – mūsu uzņēmuma blogā.

Rakstā izmantoju jēdzienus “dokuments” un “saturs”. Saturs ir mūsu izmantotais latviskojums vārdam “enterprise content”. Tas papildina ierasto “dokuments”, jo ieskenētiem un augšupielādētiem, lielākoties teksta dokumentiem klāt ir nākuši dažādi citi datu veidi – bildes, audio, video, CAD, 3D, xml, u.c. veida saturs. Tādēļ ar jēdzienu “dokumentu vadība” mēs saprotam Enterprise Content Management (ECM) jeb Satura vadību.

Ievadam prezentēšu sevi no ierastā mazliet atškirīgā veidā un pieminēšu lietas, par kurām vēlos, lai arī jūs aizdomājaties. Proti – es, Edgars Stafeckis, dokumentu un procesu pārvaldības jomā strādāju kopš 2007. gada, dažādos ampluā esmu piedalījies desmitiem sistēmu ieviešanas un procesu pārveides projektos. Ikdienā strādāju ar šādiem dokumentiem:

• uzņēmuma pārvaldības dokumentiem – plāniem, lēmumiem, atskaitēm;
• mārketinga materiāliem – konceptiem, aprakstiem, video, prezentācijām;
• pārdošanas dokumentiem – RFI (request for information), RFP (request for proposal), tāmēm, piedāvājumiem;
• projektu dokumentiem – plāniem, līgumiem, atskaitēm, prezentācijām, aktiem;
• finanšu dokumentiem – rēķiniem, līgumiem;
• HR dokumentiem – pieteikumiem, CV, rīkojumiem, līgumiem, iesniegumiem, anketām.

No datorlietotāja perspektīvas skatoties, izmantoju dažādās sistēmas:

• MS Office vidi – dokumentu veidošanai un apstrādei (Word, Excel, Powerpoint, Project),
• E-pastu – nestrukturētai komunikācijai;
• CRM – klientu attiecību vadībai un pārdošanas procesiem;
• Projektu vadības sistēmu – projektu uzdevumiem, SLA, darbu efektivitātes monitorēšanai;
• ECM – augstāk minētajiem un citiem uzņēmuma dokumentiem;
• Atskaišu (BI) sistēma – uzņēmuma darbības rādītāju pārraudzībai un analīzei.

Man ir kolēģi, kuri strādā arī ERP (grāmatvedības un finanšu vadības) un HR (personāla vadības) sistēmās – tajās gan man vairs nav nepieciešams darboties. Un labi vien ir, jo izmantoto sistēmu saraksts jau tāpat sanāca pārsteidzoši garš.

Tagad aicinu pavērst skatienu uz augšu un padomāt, ar kādiem dokumentiem un kādās sistēmās ikdienā strādājat jūs!

ECM – galvenais palīgs efektivitātes uzlabošanā

Kas tad ir tie jautājumi, kurus risina ar ECM jeb uzņēmuma satura vadības sistēmām?

Pirmkārt, lai darbinieki varētu efektīvi strādāt un netērēt laiku vērtību neradošām aktivitātēm, kā piemēram, liekām darbībām informācijas radīšanai, apritei un saskaņošanai, parakstīšanai iekšēji un ar 3. pusēm. Jāatzīst, ka visvairāk laiks neefektīvi tiek tērēts tieši informācijas meklēšanai.

Otrkārt, nav noslēpums, ka šodien mūsu informācijas patēriņš arvien pieaug. Galvenokārt informācijas uzņemšana notiek digitālā formātā. Turklāt šis apjoms, gan daudzuma (vienību), gan izmēra, gan formātu ziņā pieaug ļoti strauji, un tas neattiecas tikai uz fiziskām personām. Organizācijām ir jāsaprot, kas no visas informācijas plūsmas ir vērtīgs, kas un kā jāpārvalda, kā to darīt, lai pārvaldība atbilstu iekšējām un ārējām prasībām (pēdējā laika “karstais temats” – GDPR), un kā pārraudzīt informācijas izmantošanu.

Treškārt, kā nodrošināt, ka biznesa procesi notiek efektīvi? Biznesa procesos saturs tiek izmantots pamatā divām lietām – lai pieņemtu pareizākos lēmumus un lai kaut ko apliecinātu. Piemēram, apmaksāt rēķinu vai nē, kā rīkoties konkrēta klienta pieprasījuma gadījumā u.c. – tiek izmantota pieejamā informācija. Vai arī, tiek veidoti pieraksti, ka izmaiņas konkrētā piegādē ir abpusēji saskaņotas, ka klients piekrita noteikumiem, vai ka ir izteikts konkrēts brīdinājums, u.c. Daudzās organizācijās dokumentu aprite joprojām notiek papīra formā, citās – daļēji elektroniski un e-pastos. Biznesa procesu automatizēšana parasti rada ievērojamu efektivitātes pieaugumu, kas rezultējas tajā, ka to pašu darba apjomu var paveikt, iesaistot ievērojami mazāk cilvēkresursu. Loģiski.

Pirms ķeramies pie sistēmu ieviešanas projektiem, ar klientiem mēdzam veikt arī priekšizpēti, tajā skaitā, izmaksu un ietaupījumu analīzi – kāds un cik liels ir sagaidāmais ieguvums no pārejas uz elektronisku dokumentu apriti. Varu teikt, ka, prezentējot rezultātus, visos gadījumos sastopos ar izbrīnu un skepsi par to, cik patiesībā izmaksā status quo, un cik varētu ietaupīt. Lielākās ietaupījumu pozīcijas ir no:

• tā, ka lietotāji izmanto daudz automatizētāku dokumentu apriti – būtiski saīsinās laiks, kas tiek veltīts meklēšanai (dokumentu un statusu) un parakstīšanai;
• biznesa procesu automatizēšanas – piemēram, tā pati “klasika” – līgumu vai iepirkumu pieprasījumu saskaņošana. Atkarībā no organizācijas un procesa, līdz šim mazākais ietaupījums no viena automatizētā procesa ir bijis 10 eur . Padomājiet, cik daudz pie jums notiek dažādu izstrādes, saskaņošanas u.c. procesu un pareiziniet.

Izklausās labi, bet ir savi bet, kuri var kavēt veiksmīgu sistēmas ieviešanu. Par tiem – nākamajā rakstā.