Rīgā notikušais DIGMATIX Latvia pasākums 13. maijā pulcēja dažādu nozaru uzņēmumu vadītājus un speciālistus, lai runātu par tēmu, kas no pirmā acu uzmetiena šķiet jau atrisināta – dokumentu digitalizāciju. Taču diskusijas gaitā ātri kļuva skaidrs, ka patiesībā tas ir tikai sākuma punkts daudz lielākai pārmaiņai, kas šobrīd notiek uzņēmumu procesos.
Pasākuma centrālais jautājums nebija par to, kā pārvērst dokumentus digitālos failos. Tas bija jautājums par to, kā uzņēmumi pāriet no dokumentiem kā darba pamata uz datiem kā galveno biznesa resursu.
No digitalizācijas uz datu ekonomiku
DIGMATIX Latvia pārstāvji atklāja diskusiju ar atziņu, kas caurvija visu pasākumu – dokumentu digitalizācija pati par sevi vēl neatrisina biznesa problēmas. Faili var būt sakārtoti, sistēmas var būt ieviestas, un tomēr process var palikt tikpat necaurspīdīgs un fragmentēts kā iepriekš.
Anrijs Šimkus savā prezentācijā šo domu attīstīja tālāk, uzsverot, ka dokumenti vēsturiski ir kalpojuši kā cilvēkiem saprotams informācijas nesējs, taču mūsdienu procesos tie bieži kļūst par šķērsli, jo tajos esošie dati nav paredzēti efektīvai sistēmu apstrādei. Viņš norādīja, ka uzņēmumiem būtu jāmaina domāšanas veids – no “document-first” pieejas uz “data-first”, kur dokuments vairs nav procesa centrā, bet tikai viens no iespējamajiem tā rezultātiem.
Šī pieeja nozīmē ne tikai tehnoloģiju maiņu, bet arī būtisku domāšanas transformāciju: dokumenti kļūst par izņēmumu, nevis normu, bet strukturēti dati – par pamatu lēmumu pieņemšanai, automātiskai kontrolei un analītikai.
Praktiski piemēri: kad dati sāk strādāt
Teorētiskos uzstādījumus papildināja ļoti konkrēti piemēri no uzņēmumu prakses. NESTE pārstāvis Ēriks Očakovskis parādīja, kā sarežģīta piegādes ķēde var darboties bez dokumentiem kā starpposma, ja informācijas apmaiņa starp iesaistītajām pusēm notiek strukturētu datu līmenī.
Viņa prezentācijā tika iezīmēts, ka šāda pieeja ļauj būtiski uzlabot procesa caurskatāmību un samazināt manuālo darbu, jo informācija vairs netiek pārrakstīta vai interpretēta vairākos posmos. Tā vietā tā tiek ievadīta vienreiz un izmantota visā procesā.
Savukārt “Rīgas namu pārvaldnieks” Mākslīgā intelekta risinājumu daļas vadītājs Jānis Bēniķis pievērsās automatizācijai un AI lomai uzņēmuma darbībā, uzsverot, ka mākslīgais intelekts pats par sevi nevar radīt vērtību, ja pamatā nav strukturētu datu. Viņa prezentācijā tika demonstrēti konkrēti piemēri, kuros automatizācija ļāvusi būtiski samazināt manuālo darbu un sasniegt izmērāmu finansiālo ieguvumu, vienlaikus saglabājot nepieciešamo cilvēka iesaisti kontroles un lēmumu pieņemšanas posmos.
Digitālais klients kā datu centrs
Vēl vienu skatījumu uz datu nozīmi uzņēmumos sniedza Lauris Ančupāns, kurš savā prezentācijā koncentrējās uz klientu kā centrālo elementu digitālā uzņēmumā. Viņš uzsvēra, ka organizācijās pastāv liels datu daudzums – no darījumiem un līgumiem līdz komunikācijai un aktivitāšu vēsturei –, taču vērtība rodas tikai tad, kad šie dati tiek saistīti vienotā kontekstā.
Šī pieeja ļauj ne tikai labāk izprast klientu, bet arī organizēt procesus ap reāliem biznesa notikumiem, nevis dokumentu apriti. Tā rezultātā uzņēmums var daudz precīzāk reaģēt uz situācijām un pieņemt pamatotus lēmumus.
Juridiskais ietvars – kur ir robeža
Pasākuma noslēgumā SORAINEN zvērināta advokāte Linda Sarāne‑Reneslāce pievērsās jautājumam, kas daudziem uzņēmumiem joprojām rada neskaidrības – cik tālu iespējams atteikties no dokumentiem no juridiskā viedokļa.
Viņa skaidroja, ka daudzos gadījumos dokumentu digitalizācija ir pilnībā pieļaujama, taču atsevišķās situācijās joprojām pastāv prasības attiecībā uz dokumenta formu vai glabāšanu. Vienlaikus viņa uzsvēra, ka virziens likumdošanā ir skaidrs – arvien lielāka nozīme tiek piešķirta strukturētiem datiem, piemēram, elektroniskajiem rēķiniem, kas nākotnē kļūs par obligātu standartu.
Tas nozīmē, ka uzņēmumiem būs ne tikai iespēja, bet arī nepieciešamība sakārtot savus procesus datu līmenī.
Starp tehnoloģiju un realitāti
Viena no kopējām atziņām, kas izskanēja visās prezentācijās, bija tā, ka tehnoloģijas pašas par sevi neatrisina problēmas. Automatizācija, integrācijas un mākslīgais intelekts var dot ievērojamu ieguvumu, taču tikai tad, ja pamatā ir skaidri definēti procesi un kvalitatīvi dati.Pretējā gadījumā digitalizācija riskē palikt pirmajā līmenī – dokumenti ir digitāli, bet process būtībā paliek nemainīgs. DIGMATIX pasākums parādīja, ka arvien vairāk uzņēmumu jau šobrīd sper nākamo soli, pārejot no dokumentu pārvaldības uz datu pārvaldību un izmantojot to kā pamatu automatizācijai un lēmumu pieņemšanai.
Ko no tā var secināt
Pasākuma laikā vairākkārt izskanēja doma, ka digitalizācija kā konkurences priekšrocība ir izsmelta. Šobrīd tā ir kļuvusi par pamata prasību, un īstā priekšrocība rodas no tā, cik efektīvi uzņēmums spēj izmantot savus datus.
Tas nozīmē, ka jautājums vairs nav par to, vai uzņēmums ir digitalizējis dokumentus. Jautājums ir par to, cik lielā mērā dati kļūst par aktīvu, kas palīdz vadīt procesus, samazināt izmaksas un pieņemt labākus lēmumus.
Ja arī jums šis jautājums ir aktuāls, aicinām sazināties ar mums, lai palīdzētu jums rast atbildes!
