7 soļi līdz biznesa procesu izcilībai – solis #2 “Izveido saprotamus procesu modeļus”

Iepriekš aizsākām rakstu sēriju par labās prakses piemēriem un ieteikumiem biznesa procesu vadības projektu īstenošanai – 7 soļi līdz biznesa procesu izcilībai. Lasi par soli #1 – procesu pilnveides mērķu noteikšana.

Kad procesu uzlabošanas mērķi ir noteikti, ir laiks ķerties pie esošo procesu dokumentēšanas. Vienkāršākais un ērtākais veids procesu “aprakstīšanai” un izskaidrošanai kolēģiem, ir procesu izteikšana visiem pieņemamos un vienādi interpretējamos modeļos. Daudzās organizācijās, īpaši ISO sertificētajās, procesi un procedūras ir aprakstītas tekstuālā formātā, un glabājas nozīmīgos plauktos biezās dokumentu mapēs. Mūsu pieredze rāda, ka, uzzīmējot procesu modeļa veidā, tā lasītāji un ikdienas izpildītāji to ierauga burtiski citām acīm. Vizuāla bilde ir uztverama daudzkārt efektīvāk par tekstuāliem aprakstiem.

Svarīga ir modeļu vienkāršība un detalizācijas līmenis

Praksē tiek izmantotas vairākas procesu modelēšanas valodas – populārākās no tām ir BPMN (business process model and notation) un EPC (event-driven process chain). Modelējot procesus, viens no būtiskajiem veiksmes faktoriem ir modeļi vienkāršība. Mēs vienmēr vadāmies pēc principa – procesa modelim ir jāietilpst vienā A4 lapā. Ja to nav iespējams izdarīt, jāmeklē kļūdas izvēlētajā vizualizācijas detalizācijā vai procesa loģikā.

Detalizācijas līmenis ir otrs aspekts, kas jāņem vērā. Mēs saviem klientiem iesakām skatīties uz organizācijas procesiem sekojošā 5 līmeņu gradācijā:

1. Procesu vide – iedalīt visus procesus 3 grupās: Vadības procesi, Pamatdarbības procesi, Atbalsta procesi.
2. Galvenie procesi – parāda organizācijas galveno procesu augsta līmeņa modeli (dekompozīciju). Parasti atbilst vienam no šiem tipiem: plānošanas procesi, izpildes procesi vai kontroles procesi.
3. Procesu varianti – process tiek modelēts tādā detalizācijas pakāpē, lai izskaidrotu procesa būtību, iesaistītos resursus, procesa rezultātu un uzsākšanās notikumu.
4. Procedūras – konkrētu funkciju un notikumu ķēdes attēlojums, norādot darbību izpildītājus, iesaistītos tehniskos resursus (piem., IT aplikācijas), izpildei nepieciešamo laiku, katras funkcijas uzsākšanas notikumus un sagaidāmo rezultātu. Šajā detalizācijas līmenī ir iespējams uzskaitīt procesa izpildes izmaksas (ABC costing), kā arī veikt procesu “What If” simulāciju, mainot vienu vai vairākus izpildes parametrus un analizējot iegūtos rezultātus.
5. Detalizēta funkcija – precīzi nosakot funkcijas izpildei nepieciešamos datus, IT aplikāciju funkcionalitāti, saistītos riskus un dokumentus. Procesu modelēšanas sistēmas ļauj no šāda detalizācijas līmeņa procesu modeļiem automātiski veidot IT sistēmu funkcionalitātes specifikācijas.

Lai procesu pilnveides projekts būtu sekmīgs, ir svarīgi ievērot šo gradāciju, sākotnēji modelējot visas organizācijas procesus 1. un 2. līmeņos. Kad tas ir paveikts, nepieciešams noteikt, kuras organizācijas jomas ir kritiskākās un prioritārās (piemēram, pēcpārdošanas apkalpošanas serviss vai ražošanas plānošana), un tajās būtiskos procesus nodefinēt līdz 4. vai 5. līmenim, atkarībā no projekta mērķiem.

Guide to BPM: 7 Steps to Process Mastery

Vairāk par procesu modelēšanas principiem, detalizācijas līmeņiem un izmantojamo modelēšanas valodu lasi eGrāmatas “The Insiders’ Guide to BPM: 7 Steps to Process Mastery” otrajā nodaļā “Build an Elegant Design”. Nodaļas beigās ir piedāvāti vairāki praktiski instrumenti, kas Tev ļaus veiksmīgāk uzsākt modelēšanas darbu.

Ja vēlies uzzināt vairāk par ērtu un pasaulē plaši izmantotu biznesa procesu modelēšanas programmatūru, apskati mūsu piedāvāto Open Text ProVision produkta aprakstu.