Dotychczasowy system Dynamics NAV w Grupie Pracuj z czasem został mocno rozbudowany i dopasowany do potrzeb firmy – był skuteczny, ale mało elastyczny. Wraz z rozwojem działalności „szyta na miarę” struktura systemu zaczęła jednak ograniczać jego skalowalność i możliwości integracji. 

Organizacja zmierzała w kierunku modelu opartego na chmurze i danych. Utrzymywanie starszego środowiska NAV wiązało się ze wzrostem kosztów utrzymania, wolniejszymi aktualizacjami oraz trudnościami w dostosowywaniu się do zmian. Zespół potrzebował nowoczesnego systemu ERP.

Projekt obejmował cały obszar finansowy (w tym takie zagadnienia jak księga główna, należności i zobowiązania oraz środki trwałe). Kluczowym elementem była integracja z systemami zewnętrznymi: fakturowaniem, automatycznym uzgadnianiem płatności oraz przesyłaniem danych do Power BI. Duży nacisk położono również na zgodność z polskimi wymogami sprawozdawczymi oraz ramami prawnymi dotyczącymi e-fakturowania.

Migracja z Microsoft Dynamics NAV do Microsoft Dynamics 365 Business Central została przeprowadzona jako precyzyjnie zarządzony projekt realizowany wspólnie przez Grupę Pracuj i Digmatix. Zespoły rozpoczęły od zbudowania solidnych fundamentów – restrukturyzacji planu kont, przygotowania danych oraz zdefiniowania jasnych zakresów odpowiedzialności w oparciu o szczegółową matrycę ról.

Równolegle opracowano kompleksowy plan szkoleń obejmujący warsztaty, materiały instruktażowe oraz sesje Q&A, które przygotowały użytkowników do pracy w nowym systemie. Po przeprowadzeniu warsztatów procesowych i dopasowaniu procesów do standardu Dynamics 365 Business Central, zespół wspólnie zaprojektował architekturę integracji, zbudował niezbędne rozszerzenia oraz przeprowadził dwa etapy testów – integracyjnych i akceptacyjnych, które były oparte na rzeczywistych sytuacjach i procesach z codziennej pracy działu finansów. 

Migracja z systemu Microsoft Dynamics NAV do Dynamics 365 Business Central przyniosła wymierne korzyści:

• Szybsze uzgodnienia i raportowanie – co pozwoliło uwolnić czas na analizę odchyleń i działania o charakterze strategicznym.
• Większa spójność danych – większa kontrola nad danymi oraz zaufanie do raportów finansowych.
• Lepsza zgodność z polskimi wymogami raportowymi oraz przygotowanie do e-fakturowania.
• Silniejsze "powiązanie finansów z biznesem" – co pozwala na szybki i wygodny wgląd w dane finansowe, które odzwierciedlają bieżącą sytuację organizacji.
• Standaryzacja procesów rozliczania przychodów.
• Rozwiązania takie jak Azure AD SSO i MFA zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa podczas pracy w chmurze.
• Integracja z Power BI, dająca działowi finansów bieżący wgląd w wyniki organizacji.
• Dostęp do bieżących aktualizacji Microsoft, które zapewniają ciągły rozwój systemu, nowe funkcjonalności oraz wysoki poziom bezpieczeństwa.