Przebieg wdrożenia
1
Podjęcie decyzji o wdrożeniu
Wcześniej emagine korzystało z rozwiązania DocuWare. Pierwotny plan, jaki przyjęło emagine, zakładał przejście na system Business Central oraz integrację z DocuWare. W trakcie procesu okazało się jednak, że jest to projekt nieopłacalny pod względem czasu i kosztów.
W związku z tym zapadła decyzja o wyborze rozwiązania Continia Document Capture, które zapewnia natywną integrację z Business Central oraz stanowi element szerszego ekosystemu Continia, rozwijanego obecnie poprzez równoległą realizację wdrożenia Continia Expense Management do obsługi rozliczeń kosztów i wydatków pracowniczych.
2
Realizacja projektu
Współpraca ma charakter długofalowy i trwa nieprzerwanie. Model realizacji opiera się na miesięcznej dostępności zespołu – Digmatix zapewnia pulę 50 godzin miesięcznie, z której klient korzysta elastycznie, zgodnie z bieżącymi potrzebami.
W ramach dotychczasowych prac wdrożono funkcjonalności obejmujące rozliczanie kilometrówki, rozliczanie diet oraz import danych z kart kredytowych w oparciu o Continia Expense Management, a także automatyzację obiegu dokumentów dzięki Continia Document Capture. Rozwiązania te są w pełni zintegrowane z systemem Business Central i zapewniają centralne zarządzanie wydatkami oraz dokumentami kosztowymi. Istotnym elementem wdrożenia jest wykorzystanie technologii OCR, która automatyzuje odczyt danych z dokumentów kosztowych i faktur, ogranicza ręczną pracę oraz minimalizuje ryzyko błędów.
3
Korzyści
Użytkownicy nie muszą już ręcznie przekazywać wszystkich danych dotyczących kosztów delegacji. Zakończyło się rozliczanie wyjazdów służbowych przez e-mail i ręczne dołączanie paragonów. Cały proces został przeniesiony do wygodnej aplikacji mobilnej, a akceptacja wydatków odbywa się w intuicyjnym Web Approval Portal.
Dodatkowo Continia Document Capture automatyzuje przetwarzanie dokumentów kosztowych i faktur dzięki technologii OCR, skracając czas księgowania i ograniczając liczbę błędów.
