Digital Mind bizness ir pārmaiņu īstenošana mūsu klientu biznesa procesos, ieviešot jaunas tehnoloģijas, kuras uzlabo un atvieglo dažādu ikdienas uzdevumu veikšanu, ļaujot nopelnīt vairāk vai tērēt mazāk. Šajā biznesā mūsu klienti paļaujas uz to, ka mēs zinām, kā katru lietu izdarīt maksimāli efektīvi, tāpēc mūsu uzņēmumam ir īpaši jāpiedomā, lai paši nekļūtu par kurpnieku bez kurpēm.
Esot partneru statusā vairākiem no pasaules vadošajiem biznesa tehnoloģiju ražotājiem – IBM, OpenText, Optimal Systems un citiem, mums ir iespēja savā uzņēmumā pirmajiem izmēģināt rīkus un risinājumus, kurus vēlāk piedāvājam saviem klientiem. Šāda pieeja ļauj mūsu ekspertiem gūt praktisku, lokālu pieredzi ar pašām jaunākajām tehnoloģijām, vienlaikus sakārtojot un optimizējot Digital Mind iekšējos biznesa procesus. Izmantoto risinājumu ir gana daudz, lai tos visus nebūtu iespējams aprakstīt vienā bloga ierakstā, tādēļ šodien pastāstīsim par to, kā gadu gaitā ir evolucionējusi mūsu uzņēmuma finanšu resursu plānošana un pārraudzība.
Digital Mind savā būtībā ir konsultācijas pakalpojumu sniedzējs un mūsu bizness ir balstīts uz projektiem – klients pasūta konkrēta apjoma projektu, tā īstenošanas noslēgumā samaksājot par iepriekš atrunātu mūsu ekspertu cilvēkstundu skaitu. Kā ikvienā projektu biznesā, galvenais izaicinājums ir mūžīga nesakritība starp pārdoto un pieejamo resursu – vai nu ir pārdots tik daudz cilvēkstundu, ka to nosegšanai steigšus ir jāpiesaista jauni eksperti, kuru atalgojums sastāda 70% no visiem Digital Mind izdevumiem, vai arī, gluži pretēji, augsti kvalificēti speciālisti vairākus mēnešus var sēdēt bez darba, nedodot ieņēmumus uzņēmumam. Tādēļ precīza, pārdomāta un pārskatāma finanšu plānošana ir kritiska mūsu uzņēmuma pastāvēšanai.
Budžetēšana, kā lielākajai daļai uzņēmumu, sākās, izmantojot Microsoft Excel sniegtās iespējas. Jau no paša sākuma domājām, kā budžetā uzbūvēt mūsu biznesa modeli, izmantojot maksimāli aktuālus datus. Rezultātā vairāku gadu gaitā tika uzbūvēts milzīgs Excel fails ar formulām, makro skriptiem un ieintegrētiem vēsturiskajiem datiem no citiem failiem. Viss šķita lieliski, līdz kādā brīdī mēs sapratām, ka paši vairs neticam saviem datiem, jo neviens īsti nesaprot, kā tie rodas.
Budžeta veidošana un pārraudzība kļuva par apgrūtinošu procesu, un nereti gadījās, ka novembra beigās esam fiksējuši nākamā gada budžetu, bet decembra beigās situācija jau bija tik radikāli mainījušies, ka no šī paveiktā darba nebija nekādas jēgas. Veidojām jaunu budžeta versiju. Pēc trim mēnešiem vēl vienu. Un tad gada vidū jau attapāmies ar 5 budžeta versijām, kura autorība turklāt koncentrējās viena cilvēka rokās. Ja šis cilvēks aizgāja atvaļinājumā, uz 3 nedēļām nevienam uzņēmumā nebija pieejama aktuālā informācija par finanšu rādītājiem. Kļuva skaidrs, ka tāda sistēma nav ilgtspējīga, tādēļ, parādoties jaunām tehnoloģiju sniegtām iespējām, tā pakāpeniski tika aizstāta ar to, kuru izmantojam šodien.
2016. gadā Digital Mind finanšu vadība sastāv no trim galvenajiem posmiem – plānošanas, īstenošanas un novērtēšanas.
1. PLĀNOŠANA
Budžeta sagatavošana mūsu uzņēmumā notiek ar IBM Cognos TM1 instrumenta palīdzību. Šajā sistēmā mēs esam uzmodelējuši visus Digital Mind biznesa procesus. Tos pašus, kurus reiz mēģinājām iedzīvināt milzu Excel failā. Ik novembri mūsu finanšu direktors uzsāk budžetēšanas procesu, kurā iesaistās visu struktūrvienību vadītāji, saņemot automatizētu paziņojumu brīdī, kad ir nepieciešama viņu iesaiste. Vispirms pārdošanas daļa uzmodelē plānotos pārdošanas apjomus, tad servisa daļa saplāno pieejamos cilvēkresursus, savukārt administrācija saplāno nepieciešamos administratīvos resursus. Process notiek pārskatāmi, strukturēti un centralizēti, vairs nenotiek nekāda failu savstarpēja pārsūtīšana un kompilēšana. Katram procesa dalībniekam ir pieejama tikai tā informācija, kas viņam ir nepieciešama, bet vienlaicīgi ir arī redzams, kā izmaiņas katrā atsevišķā ciparā ietekmē(s) uzņēmuma darbību kopumā.
Būtiski, ka Cognos TM1 izmantošana mums ļauj darboties ar t.s. “what-if” scenārijiem, modelējot, kā mainīsies uzņēmuma resursu noslodze, naudas plūsma un peļņa, piepildoties vai nepiepildoties dažādām prognozēm un situācijām. Kas notiks, ja līgumu pārtrauks kāds no lielākajiem klientiem? Ja kāds no rēķiniem tiks apmaksāts ar nokavēšanos? Ja konkurenti pārpirks 3 vadošus ekspertus? Zinot atbildes uz šiem un citiem kritiski svarīgiem jautājumiem jau iepriekš, ir iespējams izstrādāt precīzus rīcības plānus dažādām situācijām, tā izvairoties no panikas, laika trūkuma būtisku lēmumu pieņemšanai, un iespējamas uzņēmuma darbības pārtraukšanas.
Skatīties video par Cognos platformu vari šeit!
2. ĪSTENOŠANA
Šajā posmā pamatā paļaujamies uz divām sistēmām – JIRA un Horizon.
JIRA ir resursu vadības sistēma, kurā mūsu konsultanti strukturēti plāno veicamos darbus pa atsevišķiem, konkrētiem uzdevumiem. Katram darba uzdevumam tiek paredzēts tērējamais laiks, budžets un iesaistītie resursi. Šajā sistēmā arī tiek detalizēti piefiksēts katram uzdevumam patērētais laiks, kā arī procesā iegūtās zināšanas. JIRA ir saintegrēta ar mūsu izmantoto finanšu uzskaites sistēmu Horizon, kurā automātiski ir redzams, kuri projekti (ne)iekļaujas budžetā, un tiek veikta finanšu grāmatvedība.
3. IZVĒRTĒŠANA
Izvērtēšanas procesā galvenais instruments, kuru ikdienā izmanto Digital Mind vadība, ir IBM Watson Analytics – mākonī bāzēta biznesa analītikas un datu vizualizācijas sistēma. Šai sistēmai mēs esam pieslēguši vairākus datu avotus un izveidojuši sev nepieciešamos automatizētus, reālā laikā ģenerētus pārskatus, kuri ļauj acumirklī ērti apskatīt informāciju par uzņēmumam būtiskajiem aspektiem – noslēgtajiem līgumiem, saņemtajiem un izrakstītajiem rēķiniem, aktuālo naudas plūsmu, dažādu pārdošanas aktivitāšu statusu, u.c. Tieši iespēja jebkurā laikā skaidri redzēt atšķirības starp plānoto un faktisko, un šo atšķirību cēloņus, ir ļāvusi Digital Mind no reaktīvas kompānijas, kura pēc ceturkšņa noslēguma ar pārsteigumu konstatē, ka iecerētais tomēr nav izdevies, kļūt par uzņēmumu, kurš vienmēr zina, kur un kāpēc atrodas, un kura vadībai ir gana daudz laika, lai reaģētu uz neparedzētiem apstākļiem pirms tie kļūst par nopietnu problēmu.
Informatīvs video par Watson Analytics pieejams šeit!
Noslēgumā jāpiebilst, ka mēs labi apzināmies, ka nav divu vienādu uzņēmumu, tāpēc ne vienmēr tas, kas strādā mums, tieši tādā pat veidā strādās arī mūsu klientiem. Tomēr, paši izejot cauri sava biznesa finanšu plānošanas transformācijas procesam, esam guvuši pārliecību, ka, detalizēti izpētot, kā strādā bizness un katrā vietā izmantojot uzdevuma veikšanai vispiemērotāko tehnoloģisko risinājumu, ikviens uzņēmums var nonākt situācijā, kurā budžetēšana no smaga, ilgstoša un neprecīza procesa kļūst par vienkāršu, ērtu un ātru aktivitāti, kuras rezultātu ir viegli pielāgot vienmēr mainīgajai ikdienai.
