7 soļi līdz biznesa procesu izcilībai – solis #5 “Pielāgojies mainīgajai videi”

Biznesa procesu modeļi ir statiski, dokumentēti objekti, taču organizāciju iekšējā un ārējā vide, kurā tie darbojas, nepārtraukti mainās. Uzskatīt, ka par tikko ieviestu procesu nu var aizmirst, jo tas ir pabeigts un nebūs jāmaina, nozīmē palikt “ieslodzītam laikā”. Ja ikdienā dzirdi “mūsu procesi ir ideāli”, vai arī “vai tad var būt vēl labāk?!”, zini, ka runā ar cilvēku, kurš baidās no pārmaiņām, vienlaikus pakļaujot savu organizāciju nozīmīgiem izdzīvošanas riskiem.

Kā piemēru minēšu bankas, kuru darbību regulē desmitiem dažādu uzraugu izstrādātu prasību. To skaits un sarežģītība pēdējā laikā pieaug straujāk, kā jebkad iepriekš. Bankām šo regulējumu ievērošana nozīmē neadekvātus papildus izdevumus, kas nerada nekādu pievienoto vērtību to biznesam. Risku vadības un līdzekļu legālās izcelsmes kontroles procesi mainās, burtiski, ik pa mēnešiem, ne gadiem. Šādos apstākļos ir nepieciešama pilnveidota sistēma un kompetenti darbinieki, kas precīzi pārzina gan šodienas darbību, gan jauno prasību ietekmi uz to, un spēj organizāciju īsā laikā pielāgot jaunajiem nosacījumiem.

Procesu atbilstības novērtēšanas iniciatīvas

Indikatorus un iniciatīvas, kas palīdz noteikt iepriekš ieviesto procesu atbilstību šodienas realitātei, kā arī identificēt nepieciešamās pārmaiņas, var iedalīt 3 grupās:

1. Proaktīvās iniciatīvas. Vissaprotamākais un vienkāršāk izpildāmais – pielāgošanās obligātajām ārējām prasībām. Situācijās, kad nozari regulējošie normatīvi nosaka jaunas prasības, organizācijas procesu arhitektiem skaidrā veidā tiek definēts darba uzdevums. Viss ir skaidri definēts, nav jānodarbojas ar minēšanu.
2. Aktīvās iniciatīvas. Plānveidīgi procesu sistēmas auditi. Auditu mērķis ir noskaidrot organizācijas ikdienas darba procesu atbilstību nodefinētajiem mērķa izpildes parametriem. Identificējot novirzes no mērķa normām, nepieciešams skaidri izprast to cēloni – darbinieku nezināšana un neinformētība, vai procesu neatbilstība reālajai situācijai. Ja darbinieki pārzina un ievēro procesus, taču to akurāta izpilde nesniedz plānotos rezultātus (piemēram, klientu sūdzību skaits palielinās; peļņas rādītāji krītas u.c.), ir nepieciešama detalizēta iekšējās un ārējās vides analīze un ieviešamo izmaiņu definēšana.
3. Reaktīvās iniciatīvas. Ikdienas rezultāti uzrāda regulāras novirzes no plānotajiem parametriem, IT sistēmu funkcionalitāte neatbilst reālajai situācijai, rutīnas procesi tiek izpildīti dažādi, un to rezultāti atšķiras – šīs ir tipiskākās pazīmes, kas norāda uz organizācijas ikdienas darbības un formāli dokumentēto procesu atšķirībām.

Jebkura no minētajām iniciatīvām var dot skaidru impulsu procesu pārmaiņu nepieciešamībai. Kad tas ir apzināts, mēs rekomendējam izmantot KĀ IR (AS IS) un KĀ JĀBŪT (TO BE) analīzi un procesu modelēšanu – 2 procesu varianti, kas parāda galvenās atšķirības starp tiem. Šīs atšķirības ir galvenās pārmaiņas organizācijas darbībā.

Guide to BPM: 7 Steps to Process Mastery

eGrāmatas Guide to BPM: 7 Steps to Process Mastery” piektajā nodaļā “Keep Your Process in Tune” atradīsi paraugus un aprakstus proaktīvu un reaktīvu procesu novērtēšanas iniciatīvu parametriem, kā arī darba matricas procesu auditu plānošanai un veikšanai.