Vispirms – nosaki mērķus. Tad ķeries pie darba.
Runājot ar klientiem par viņu biznesa procesu optimizācijas projektiem, visbiežāk dzirdam 2 galvenos motivātorus:
1. procesu izmaksu un izpildes laika samazināšana, darbības rezultātu uzlabošana,
2. jauna biznesa modeļa / pakalpojuma vai produkta radīšana (business enablement).
Pirms uzsākt jebkuru projektu, vizualizē sagaidāmo rezultātu! Kas mainīsies Tavas organizācijas ikdienas darbā? Kurš būs lielākais ieguvējs un tieši kādā veidā? Orientējies uz šīm 4 interešu grupām:
| KURŠ | KO IEGŪST |
| Organizācijas īpašnieki | Plānveidīgu un prognozējamu darbību, kas sniedz pastāvīgu peļņu. Ieguldītā kapitāla atdeve ir augstāka par attiecīgās industrijas vidējo rādītāju. |
| Organizācijas klienti | Kvalitatīvu, konsekventu pakalpojumu un produktu. Klients var paļauties uz organizācijas sniegtajiem solījumiem. Organizācijas pakalpojumi un produkti tiek attīstīti un mērķtiecīgi pilnveidoti, sniedzot klientiem arvien labāku pieredzi. |
| Organizācijas vadība | Caurskatāmu organizācijas darbību, vadāmus sagaidāmos rezultātus, plānojamu un prognozējamu darbību. Iekšējā komunikācija un rezultātu novērtēšana notiek, diskutējot par faktiem un datiem, nevis pieņēmumiem un emocijām. Organizācijas spēja reaģēt un pielāgoties mainīgiem apstākļiem vai nevēlamiem notikumiem ir iepriekš plānojama, pārraugāma un ietekmējama. |
| Organizācijas darbinieki | Skaidrus darba mērķus, pienākumus un atbildību. Skaidri iekšējās sadarbības nosacījumi. Saprotami IT risinājumi ikdienas pienākumu veikšanai, kas atbilst reālajiem procesiem un ļauj veikt darbu produktīvi un plānveidīgi. Darba rezultātu objektīvs novērtējumu, izmantojot datus un faktus. |
Katru no šiem sagaidāmajiem ieguvumiem iespējams izteikt dažādās izmērāmās vienībās – laiks, nauda, kļūdu skaits utt, kas organizācijas iekšienē ļauj vieglāk un atklātāk komunicēt par esošo un sagaidāmo situāciju. Kāda ir šīsdienas situācija, kādu mēs to vēlētos rītdien. Kādēļ?
Izvirziet hipotēzes. Piemēram, šobrīd vidējais klienta iesnieguma izskatīšanas laiks ir 7 dienas; konkurents to dara 5 dienās. Potenciālie klienti vairākkārt ir izvēlējušies konkurentu tieši šī iemesla dēļ. Mūsu mērķis ir sākotnēji to samazināt līdz 5 dienām, pēc tam novērtēt rezultātus un lemt – 5 dienas ir pietiekamas un mēs varam iegūt klientus, piedāvājot citus labumus, vai šis iesnieguma izskatīšanas laiks joprojām ir kritisks faktors klientu piesaistē, un mums ir jāsaprot, kā to samazināt vēl par 2 dienām.
Mērķu noteikšanas un sasniegšanas 8 būtiskie elementi:
- Identificē nepieciešamās izmaiņas,
- Izsaki šīs izmaiņas sasniedzama mērķa formā,
- Nosaki, kā tu mērīsi rezultātu. Kāds būs KPI?
- Novērtē (izmēri) šīsdienas situāciju – šis ir Tavs pamats un latiņa, kuru celt,
- Nosaki reālistisku un sasniedzamu mērķa lielumu,
- Mēri rezultātu pēc projekta pabeigšanas, lai novērtētu progresu,
- Analizē projekta pieredzi, rezultātus un mācies nākotnei,
- Nepārtraukti uzlabo savas mērķu noteikšanas iemaņas.
Guide to BPM: 7 Steps to Process Mastery
Lai uzzinātu vairāk par procesu vadības projektu mērķu definēšanu un to novērtēšanu monetārā izteiksmē, saglabā un izlasi eGrāmatas “The Insiders’ Guide to BPM: 7 Steps to Process Mastery” pirmo nodaļu “Understand and Embrace your Goal”.
Grāmata sniedz praktisku ieskatu procesu optimizācijas mērķu izvirzīšanā un mērīšanā, finansiālo ieguvumu novērtēšanā un kritisko veiksmes faktoru identificēšanā. Tiek sniegti projektu piemēri un klientu pieredzes apraksti.
